Protection des données
La protection des données a des délais stricts. Voyez chacun arriver.
Le logiciel de gestion de la protection des données pour votre registre des traitements, vos AIPD, DPA, demandes des personnes concernées et violations. Le module Protection des données d’Acuna GRC tient la liste des données personnelles que votre entreprise utilise, pourquoi et qui les reçoit, et vous rappelle chaque échéance. Aiko vous dit ce qui est dû, et nos experts suisses peuvent le piloter avec vous.
Activités de traitement
4 activités · Entreprise fictive Brenvara AGPA-002 · Recrutement
Présélection AIPDDPA
4 accords · Entreprise fictive Brenvara AGDemandes (DSAR)
4 demandes ouvertesLe problème
Pourquoi la protection des données prend-elle du retard ? Les échéances dorment dans les boîtes mail.
Le registre des traitements vit dans un tableur, les demandes arrivent par e-mail et personne ne lance le compte à rebours d’une violation. Chacun a une échéance légale, et chacun est facile à manquer.
Notre registre des traitements est un tableur que personne ne met à jour.
La solution : chaque activité a un responsable métier qui répond à un lien de questionnaire, et une date de prochaine revue la fait revenir.
Une demande arrive par e-mail et nous la trouvons le 25e jour.
La solution : les demandes arrivent par votre portail de confidentialité, avec le délai de 30 jours déjà lancé.
Quand une violation survient, personne ne sait quand les 72 heures ont commencé.
La solution : l’assistant de violation lance un compte à rebours de 72 heures en direct, qui passe à l’orange, puis au rouge.
Comment fonctionne le module
Comment fonctionne un logiciel de gestion de la protection des données dans Acuna GRC ? Enregistrer, analyser, convenir, répondre.
Vous enregistrez chaque activité de traitement, la présélectionnez et menez une AIPD ou une TIA si elle est due, générez un DPA pour chaque sous-traitant, puis répondez aux demandes et aux violations dans leurs délais légaux.
Comment construire un registre des activités de traitement et le tenir à jour ?
Donnez à chaque activité un nom et un responsable métier, puis remplissez-la vous-même ou envoyez au responsable un lien de questionnaire. À son retour, « Appliquer les réponses » fusionne les réponses dans la fiche. La grille des données met en évidence les catégories particulières, et le schéma des flux montre où les données sont collectées, stockées et envoyées.
La conformité RGPD dans Acuna GRC →Quand une AIPD est-elle requise, et comment la mener ?
La présélection intégrée décide. Neuf questions oui ou non donnent un niveau de risque faible, moyen ou élevé et indiquent si l’AIPD est requise ou recommandée. L’assistant AIPD reprend les réponses de la présélection, l’assistant TIA préremplit le type de garantie à partir des transferts de l’activité, et les DPA sont générés en documents Word.
Les analyses d’impact des transferts expliquées →Comment répondre à une demande de personne concernée en 30 jours ?
Lancez le délai le jour de l’arrivée. Les demandes envoyées par votre portail de confidentialité arrivent avec une étiquette « Via le portail » et une échéance à 30 jours déjà fixée, et un badge coloré montre le temps restant. Sept types de demandes sont couverts, une prolongation de 60 jours au plus est possible, et un document de réponse est généré.
Bannière cookies et preuves de consentement →Que se passe-t-il dans les 72 heures qui suivent une violation de données ?
Un compte à rebours tourne en direct. L’assistant de violation enregistre le type de violation, le risque pour les droits et les activités, actifs et tiers touchés. L’échéance pour l’autorité défile, passe à l’orange puis au rouge, et « Marquer l’autorité notifiée » consigne l’heure exacte. Une notification à l’autorité est générée pour chaque violation, et une notification aux personnes quand le risque est élevé.
Le module pour les DPO →Aiko dans la protection des données
Que fait l’assistant IA dans la protection des données ? Aiko vous dit ce qui est dû.
Demandez à Aiko quelles demandes sont en retard, quelles violations sont encore dans leur délai de notification ou quelles activités sont à revoir. Il répond à partir des métadonnées seulement, jamais du nom, de l’e-mail ou du message d’un demandeur.
Experts suisses
Quelqu’un peut-il jouer le rôle de notre DPO ? Oui, nos experts suisses.
DPO externalisé, pour vous : nos experts suisses peuvent tenir le registre, les demandes et la réponse aux violations avec vous. Vos équipes gardent les décisions.
Experte juridique et conformité
Laura Menetrey
Droit de la protection des données
Leader de l'équipe conseil GRC
Bénédicte Sévin
ISO 27001 Lead Implementer.png&w=3840&q=75&dpl=dpl_4WWtFHEr9P8wkcdWCGky2WYKjEiM)
Vous le faites
Vous pilotez le programme dans Acuna GRC, avec Aiko.
Avec vous
Conseils, revues et préparation d'audit avec votre équipe.
Pour vousPour Protection des données
Nos experts le pilotent. Vous validez.
Intégrations
À quels outils se connecte un logiciel de gestion de la protection des données ? Ceux qui listent déjà vos systèmes et vos fournisseurs.
Les imports programmés tiennent à jour les actifs et les tiers de chaque activité, un import ponctuel reprend un tableur, et les responsables métier viennent de votre annuaire Microsoft Entra.
- Imports programmés
CMDB ou achats
Votre système envoie un CSV d’actifs et de tiers : les systèmes qui stockent des données personnelles et les sous-traitants qui les reçoivent restent à jour, rapprochés par un identifiant externe.
- Import de données
Des tableurs, une fois
Admin → Import de données reprend actifs, tiers et collaborateurs depuis un fichier CSV ou Excel, avec correspondance des colonnes et validation avant toute création.
- Migration
Depuis OneTrust
L’équipe Acuna importe votre export OneTrust : activités de traitement, cartographies de données, actifs et liens avec les tiers.
- Annuaire
Microsoft Entra
Les administrateurs invitent les responsables métier et l’équipe protection des données en les cherchant dans votre annuaire Microsoft, sans synchroniser les utilisateurs.
Entra Directory
Entra ID
Okta
Google Workspace
Microsoft 365- Plus de 100 connecteurs
Un connecteur manque ? Nous le créons. Voir Intégrations et API
Relié à
Comment le module s’intègre-t-il aux fournisseurs, aux risques et au reste d’Acuna GRC ? Il partage vos registres.
Les sous-traitants et destinataires sont vos tiers du TPRM, les constats deviennent des non-conformités dans Assure, les risques sont reliés aux activités, et chaque document généré est un Document. Cookie Manager vit dans le module.
- ComplyLois choisies dans Comply
- ImplementAttributs de confidentialité des actifs
- OperateRisques reliés aux activités
- AssureConstats repris dans Assure
- TPRM (Supplier Shield)Sous-traitants issus de vos fournisseurs
- Cookie ManagerCookie Manager vit dans le module
- Gouvernance de l'IASystèmes d’IA reliés aux activités
- AikoDemandez quelles demandes sont en retard
- Administration et sécuritéPortail et marque réglés dans Admin
FAQ
Quelles autres questions se pose-t-on sur un logiciel de gestion de la protection des données ?
Pouvons-nous reprendre nos données depuis OneTrust ?
Oui. L’équipe Acuna importe votre export OneTrust des activités de traitement, cartographies de données, actifs et liens avec les tiers : votre registre reprend là où vous en étiez.
Les documents générés peuvent-ils utiliser nos propres modèles Word ?
Oui. Chargez un .docx pour chacun des six documents générés : DPA, TIA, AIPD, réponse à une demande et les deux notifications de violation. Vous voyez les champs de chaque modèle et pouvez revenir au modèle par défaut à tout moment.
Une même activité de traitement peut-elle couvrir le RGPD et la nLPD suisse ?
Oui. Une activité est rattachée à l’une ou aux deux lois choisies par votre organisation dans Comply, avec une base légale pour chacune et une base distincte pour les catégories particulières de données. La conformité nLPD dans Acuna GRC.
Les personnes concernées ou les responsables métier ont-ils besoin d’un compte Acuna GRC ?
Non. Les personnes concernées utilisent votre portail de confidentialité public, à votre nom et avec votre logo, et les responsables métier reçoivent un lien de questionnaire à usage unique. Ni les unes ni les autres ne voient autre chose dans Acuna.
Le module comprend-il une bannière cookies ?
Cookie Manager, un module complémentaire intégré à la protection des données, place une bannière cookies sur vos sites et garde une preuve de consentement pour chaque choix de visiteur.
Avons-nous encore besoin de notre propre équipe protection des données ?
Oui. Acuna GRC prépare le travail et tient les délais, et vos équipes décident. Si vous voulez quelqu’un pour le piloter avec vous, nos experts suisses proposent un DPO externalisé.
Comment obtenir le module, et où nos données sont-elles hébergées ?
C’est un module complémentaire qu’Acuna active pour votre organisation. Votre administrateur décide ensuite qui le voit et active le portail de confidentialité. Vos données sont hébergées en Suisse, dans l’UE ou aux États-Unis.
Commencez par une étape.
Apportez une activité de traitement ou une demande en cours. Nous l’enregistrons avec vous, lançons la présélection AIPD et vous montrons les délais.
Hébergé en Suisse, dans l'UE ou aux États-Unis