Portail collaborateurs
Une politique ne sert que si on la lit. Obtenez la preuve de chaque personne.
L’attestation de lecture des politiques dans Acuna GRC. Le portail collaborateurs est un site simple où chaque employé lit les règles de l’entreprise et clique pour confirmer qu’il les a lues. Il se connecte avec l’identifiant de l’entreprise qu’il utilise déjà, et vous obtenez la preuve de qui a lu quelle version, et quand.
Documents
Entreprise fictive · Brenvara AGNouvelle campagne
Entreprise fictive · Brenvara AGPrise de connaissance T4
Échéance · 30-10-2026Le problème
Pourquoi « nous avons envoyé la politique par e-mail » ne suffit-il pas en audit ? Un e-mail ne prouve rien.
Un auditeur veut voir qui a lu quelle version d’une politique, et quand. Un e-mail envoyé n’en montre rien, et la plupart de vos collaborateurs n’ont pas de compte dans votre outil GRC pour le confirmer.
La plupart de nos collaborateurs n’ont pas de compte dans notre outil GRC.
La solution : les employés se connectent au portail avec l’identifiant de l’entreprise qu’ils utilisent déjà.
Nous envoyons la politique par e-mail et espérons qu’elle soit lue.
La solution : le clic « I have read and understood » enregistre la version exacte affichée et l’heure.
L’auditeur demande qui a lu la nouvelle version. Nous ne savons pas répondre.
La solution : l’export des prises de connaissance (CSV) montre qui, quelle version et quand.
Comment ça marche
Comment fonctionne l’attestation de lecture des politiques dans Acuna GRC ? Publier, demander, relancer, prouver.
Vous publiez une politique approuvée sur le portail, lancez une campagne avec une échéance, et le personnel la lit puis clique sur « I have read and understood ». Les relances partent vers ceux qui n’ont pas encore lu, et vous exportez la preuve.
Comment mettre une politique approuvée sous les yeux de chaque employé ?
Dès qu’un document est Publié dans Operate → Documents, son panneau affiche une section Portail collaborateurs avec « Publier sur le portail collaborateurs ». Les employés le trouvent dans la bibliothèque des politiques du portail, en PDF dans la page ou sous forme de lien.
Ce que lit le personnel reste figé jusqu’à ce que vous cliquiez sur « Republier » : modifier le document ne change rien sur le portail. Chaque révision de l’historique des versions indique combien d’employés en ont pris connaissance.
Rédigez et faites approuver vos politiques dans Operate →Comment demander à chaque employé de lire et de confirmer une politique avant une date ?
Dans Operate → Campagnes du personnel, cliquez sur « Nouvelle campagne », choisissez jusqu’à 20 documents publiés, Tout le monde ou des groupes du fournisseur d’identité, puis une échéance. Chaque personne lit et clique sur « I have read and understood », ce qui enregistre la version exacte affichée et l’heure.
Cinq e-mails de relance au plus, jamais plus d’un par jour : au lancement, une semaine et un jour avant l’échéance, le lendemain et une semaine après. « Redemander à la republication » est coché par défaut : une nouvelle version revient dans l’onglet To acknowledge de chacun.
Les employés peuvent-ils se connecter au portail des politiques avec leur identifiant d’entreprise ?
Oui. Sous Admin → Portail collaborateurs, le bloc « Configurer votre fournisseur d’identité » liste chaque valeur à copier dans Microsoft Entra, avec un guide pas à pas, ou dans tout fournisseur SAML 2.0. Vous envoyez vos métadonnées et vos domaines e-mail à Acuna, et la page affiche En attente d’Acuna, puis Approuvée ou Refusée avec le motif.
Une personne non affectée à l’application dans votre fournisseur d’identité ne peut pas se connecter. Qui peut publier et voir les prises de connaissance se règle avec l’accès Portail collaborateurs des profils d’accès, qui part de Aucun.
Les profils d’accès et les rôles dans Acuna GRC →Comment prouver qui a lu quelle version d’une politique ?
L’export CSV d’une campagne donne une ligne par personne sollicitée, avec l’échéance et un statut : terminé, pas encore lu ou en retard. L’export des prises de connaissance (CSV) d’un document donne chaque prise de connaissance, actuelle ou non : qui, comment la personne s’est connectée, ce qu’elle a lu et quand.
Importez la liste de votre effectif et chaque campagne montre qui ne s’est jamais connecté, s’est connecté sans avoir lu, ou n’a pas accès au portail. « Terminé » compte les personnes qui se sont connectées au moins une fois, pas une part de votre effectif.
Aiko et le portail collaborateurs
L’IA confirme-t-elle la lecture d’une politique à la place de quelqu’un ? Non. Chacun clique pour soi.
Une prise de connaissance, c’est une personne qui clique sur « I have read and understood » : la preuve lui appartient. Aiko travaille dans le reste d’Acuna GRC, au rythme que vous fixez.
Experts suisses
Quelqu’un peut-il mener nos campagnes de prise de connaissance pour nous ? Oui, dans la préparation d’audit.
Pour vous : dans la préparation d’audit, nos experts suisses mènent vos campagnes de prise de connaissance et rassemblent la preuve pour votre audit. Vous décidez quelles politiques partent et vers qui.
Leader de l'équipe conseil GRC
Bénédicte Sévin
Pilotage de projets GRC, ISO 27001 Lead Implementer
Expert en audit
Jean Munyarugerero
Auditeur de systèmes de management.png&w=3840&q=75&dpl=dpl_Ba6pf7ueYcNioUvDkWkKkJsULeG7)
Vous le faites
Vous pilotez le programme dans Acuna GRC, avec Aiko.
Avec vous
Conseils, revues et préparation d'audit avec votre équipe.
Pour vousPour Portail collaborateurs
Nos experts le pilotent. Vous validez.
Intégrations
Quels fournisseurs d’identité fonctionnent avec le portail collaborateurs ? Microsoft Entra ID, ou tout fournisseur SAML 2.0.
Le personnel se connecte par une connexion d’authentification unique (SSO) qu’Acuna met en place avec vous. Microsoft Entra ID dispose d’un guide pas à pas, et tout autre fournisseur compatible SAML 2.0 fonctionne de la même façon.
- Authentification unique
Microsoft Entra ID
Un guide pas à pas sous Admin → Portail collaborateurs, chaque valeur à côté d’un bouton Copier.
- Authentification unique
Tout fournisseur d’identité SAML 2.0
Collez l’URL ou le XML de vos métadonnées, saisissez vos domaines e-mail et cliquez sur « Envoyer à Acuna ».
- Publics des campagnes
Groupes du fournisseur d’identité
Quand votre fournisseur envoie les noms des groupes d’une personne, une campagne peut cibler ces groupes.
- Plus de 100 connecteurs
Un connecteur manque ? Nous le créons. Voir Intégrations et API
Relié à
Comment le portail collaborateurs s’insère-t-il dans Acuna GRC ? Rédigée dans Operate. Lue ici.
Les politiques sont rédigées et approuvées dans Operate, puis publiées sur le portail. Les accès et la demande d’authentification unique se règlent dans Admin, et quand les demandes de fournisseurs sont activées, le personnel les envoie au TPRM depuis le portail.
FAQ
Quelles autres questions se pose-t-on sur l’attestation de lecture des politiques ?
En quelles langues est le portail collaborateurs ?
Le portail est en anglais. Les e-mails de relance peuvent partir en anglais, allemand, français ou espagnol, au choix d’un administrateur sous Admin → Portail collaborateurs → E-mails de relance.
Que voient les employés dans le portail ?
Trois choses : To acknowledge, avec les politiques qu’une campagne leur demande de lire et l’échéance ; Policy library, avec chaque politique publiée et sa version ; et My acknowledgements, qui montre exactement ce qu’ils ont vu. Rien d’autre d’Acuna GRC n’est accessible depuis le portail.
Les collaborateurs qui ont un compte Acuna GRC peuvent-ils aussi utiliser le portail ?
Oui. Les membres de votre organisation se connectent à Acuna GRC, puis ouvrent la même adresse de portail. Ils perdent l’accès s’ils cessent d’être membres.
Le personnel peut-il demander un nouveau fournisseur depuis le portail ?
Oui, quand les demandes de fournisseurs sont activées : membres et employés les envoient et les suivent sous My supplier requests. Les demandes de fournisseurs dans le TPRM.
Importer la liste de l’effectif donne-t-il accès au portail ?
Non. Cette liste est un CSV des personnes attendues, utilisé seulement pour comparer la complétion à l’ensemble de votre effectif. Elle ne donne aucun accès et n’envoie aucun e-mail, et si une ligne est fausse, rien n’est importé.
Peut-on retirer l’accès au portail à quelqu’un ?
Oui. Désactivez la personne : elle ne peut plus ouvrir le portail, ne reçoit plus de relances et sort de toutes les campagnes, et ce qu’elle a confirmé est conservé. « Réactiver » lui rend l’accès, et chaque changement est inscrit au journal d’audit. Le journal d’audit dans Administration et sécurité.
Le portail collaborateurs est-il un module complémentaire, et où nos données sont-elles hébergées ?
Oui, c’est un module complémentaire, activé par organisation par Acuna, puis ouvert aux employés par votre administrateur. Vos données sont hébergées en Suisse, dans l’UE ou aux États-Unis.
Commencez par une étape.
Dites-nous quelles politiques votre personnel doit lire et comment il se connecte. Nous vous montrons la campagne, les relances et la preuve à remettre à un auditeur.
Hébergé en Suisse, dans l'UE ou aux États-Unis